Privacyverklaring

Wie zijn wij

Buurtmaat is een besloten app voor je dorp of kern. Buurtmaat is een dienst van AnchorWorks B.V., Binnendelta 11M, 1261 WZ Blaricum. Ons KvK-nummer is 42013298.

Een gemeente, dorpsraad of welzijnsorganisatie neemt Buurtmaat af voor één of meer kernen. In deze verklaring noemen we die organisatie de afnemer.

Deze verklaring geldt voor iedereen die Buurtmaat gebruikt: inwoners, buurtmaatjes, ambassadeurs, moderatoren, redacteuren en beheerders. Hij geldt ook voor contactpersonen van afnemers en voor iedereen die via onze website een demo aanvraagt.

We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Vragen over privacy stel je via info@buurtmaat.nl.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

AnchorWorks B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de account-, betaal- en loggegevens van Buurtmaat. Wij bepalen hoe de app werkt, welke gegevens daarvoor nodig zijn en hoe lang we ze bewaren.

Wat je zelf plaatst, zoals berichten, reacties en foto's, deel je zelf met je dorpsgenoten. Daar ben je zelf verantwoordelijk voor.

De afnemer zet Buurtmaat in voor de eigen kernen. Beheerders, redacteuren en moderatoren van de afnemer of uit het dorp zien alleen de gegevens die bij hun rol horen. Gebruikt de afnemer gegevens voor een eigen doel, zoals het versturen van de brieven met toegangscodes of het plaatsen van officiële berichten, dan is de afnemer daar zelf verantwoordelijk voor.

Plaatst de afnemer berichten via een koppeling met een eigen systeem, zoals een gemeente-app of de website, dan is de afnemer verantwoordelijk voor die berichten. Buurtmaat neemt alleen de tekst, de foto's en een link naar het origineel over.

Welke gegevens we van je bewaren

We bewaren alleen wat nodig is om Buurtmaat te laten werken. Als lid zijn dat:

• je naam en je e-mailadres
• je woonadres in de kern, dat we koppelen via de code uit de brief
• je profielfoto, als je die zelf toevoegt
• je kennis en vaardigheden en waarmee je graag helpt, als je die zelf invult
• wanneer je lid werd, wanneer je akkoord ging met de huisregels en wanneer je bevestigde dat je 16 jaar of ouder bent
• je rollen, bijvoorbeeld buurtmaatje, ambassadeur of moderator, en wie je die rol gaf
• je instellingen voor e-mail en pushmeldingen
• wat je plaatst: berichten, reacties, hulpvragen, tips voor een professional, advertenties, spullen in de deelkast, activiteiten, foto's, je aanmeldingen voor activiteiten en oproepen en je stem in een poll
• je reserveringen in de deelkast, en die van anderen voor jouw spullen
• je privéberichten over hulpvragen
• meldingen die je doet over berichten of profielen
• als je een rol hebt met tweestapsverificatie: de gegevens die daarvoor nodig zijn

Gegevens die we niet vragen

We vragen niet naar je geboortedatum, je telefoonnummer of een wachtwoord. Buurtmaat is voor mensen van 16 jaar en ouder. Bij het aanmelden bevestig je dat je 16 jaar of ouder bent.

Zet geen gevoelige gegevens in Buurtmaat, zoals informatie over je gezondheid. Die zijn niet nodig om hulp te vragen of te geven. Vertel ook niet dat je huis leeg staat.

Adressen en toegangscodes

Alleen echte dorpsgenoten mogen meedoen. Daarom staan de woonadressen van de kern in Buurtmaat. Die komen uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Bij een adres staan geen namen.

Elk adres krijgt een persoonlijke code. Die komt per brief op het adres. We bewaren de code alleen in onleesbare vorm. Met de code uit de brief kunnen hoogstens vijf mensen van hetzelfde adres meedoen. Daarna kan een lid een huisgenoot uitnodigen.

Waarom we je gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens alleen voor deze doelen. Achter elk doel staat de grondslag uit de AVG.

• Je account, je lidmaatschap en wat je plaatst: om Buurtmaat aan je te leveren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• E-mails en pushmeldingen, zoals urgente berichten en de weeksamenvatting: om je te laten weten wat er in je dorp gebeurt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Je zet ze zelf aan of uit.
• Moderatie en meldingen: om Buurtmaat veilig en prettig te houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Beveiliging en logboeken: om je account te beschermen en misbruik te zien en te stoppen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Foutmeldingen: om fouten in de app snel op te lossen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Facturen aan afnemers: om de afnemer te laten betalen en voor onze administratie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke verplichting (de fiscale bewaarplicht).
• Demo-aanvragen: om je aanvraag te beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Bezoekersstatistieken van de website: om te zien hoe de website wordt gebruikt en hoe mensen lid worden, zodat we die kunnen verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Wie je gegevens kan zien

Buurtmaat heeft geen reclame en geen likes. We verkopen je gegevens niet en we maken geen profielen van je voor reclame.

• Dorpsgenoten in jouw kern zien je naam, je straat zonder huisnummer, en je foto en je kennis en vaardigheden als je die hebt toegevoegd. Ze zien ook wat je plaatst.
• Mensen uit andere kernen zien niets van jou.
• Bij een poll ziet niemand wat jij hebt gestemd. Iedereen ziet alleen de uitslag.
• Doe je mee met een oproep, dan ziet alleen de plaatser je naam. Anderen zien hoeveel mensen meedoen.
• Een privébericht lezen alleen jij en de ander, ook moderatoren niet. Meldt een van jullie een privébericht, dan ziet de moderator alleen dat ene bericht.
• In de deelkast ziet iedereen wanneer iets is uitgeleend, maar niet aan wie. De eigenaar ziet wie wil lenen en wanneer.
• Moderatoren uit je dorp zien gemelde inhoud. Wie iets meldt, blijft anoniem, ook voor de moderator.
• Het buurtmaatje, de moderator en de beheerder volgen de hulpvragen in je kern en kunnen de status ervan aanpassen. Privéberichten zien zij niet.
• Ambassadeurs en de beheerder zien per straat hoeveel adressen al meedoen, nooit welke. Straten met minder dan vijf adressen tellen samen.
• De beheerder van de afnemer ziet van de leden in de eigen kernen de naam, het e-mailadres en het adres. In de buurtinzichten ziet de beheerder alleen aantallen, nooit wie wat deed.
• Medewerkers van AnchorWorks kunnen in het platformbeheer afnemers, kernen en hun leden zien. Dat doen ze alleen voor beheer, ondersteuning en veiligheid. Wat ze doen, wordt vastgelegd.

Gegevens van anderen

• Nodig je een huisgenoot uit, dan bewaren we het e-mailadres van die persoon. De uitnodiging verloopt na 14 dagen. Is hij gebruikt of verlopen, dan verwijderen we hem.
• Een buurtmaatje kan een hulpvraag plaatsen voor een buur zonder account. Dan bewaren we alleen de voornaam van die buur. Doe dit alleen als je buur dat goed vindt.
• Vraag je via onze website een demo aan, dan bewaren we je naam, je organisatie, de soort organisatie, je e-mailadres en je bericht. Medewerkers van AnchorWorks krijgen je aanvraag per e-mail. We bewaren de aanvraag 12 maanden.
• Van afnemers bewaren we de naam en het e-mailadres van de contactpersoon, het e-mailadres en adres voor facturen en, als die er zijn, het KvK- en btw-nummer.

Inloggen en cookies

Je logt in met een link die we per e-mail sturen. Er is geen wachtwoord. Een link werkt een kwartier en maar één keer; de welkomstlink van een account dat een beheerder voor je maakt werkt zeven dagen. We bewaren de link alleen in onleesbare vorm. Moderatoren, redacteuren en beheerders gebruiken daarnaast tweestapsverificatie.

Buurtmaat gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en om de app veilig te houden. Je blijft 30 dagen ingelogd. We gebruiken geen tracking-, marketing- of analysecookies en laden geen scripts van andere partijen. Ook onze bezoekersstatistieken werken zonder cookies. Daarom hoeven we je niet om toestemming voor cookies te vragen.

Vraag je een inloglink aan, dan onthoudt je browser even welke pagina je wilde openen. Dat wissen we zodra je met de link bent ingelogd.

Bezoekersstatistieken

Om te zien hoe de website wordt gebruikt, tellen we bezoeken met Matomo. Matomo draait op een eigen server van AnchorWorks in Nederland. De gegevens gaan dus niet naar Google of een advertentiepartij. Matomo plaatst geen cookies.

We tellen alleen de website, het offerteportaal en de schermen om in te loggen, je aan te melden of een uitnodiging te accepteren. Wat je in de app van je dorp doet, tellen we niet.

Matomo ontvangt ook je IP-adres, maar slaat het alleen ingekort op. Codes en tokens uit links in brieven en e-mails halen we uit het adres voordat het naar Matomo gaat. We koppelen de statistieken niet aan je account. Staat 'Niet volgen' (Do Not Track) aan in je browser, dan tellen we je niet.

Matomo registreert:

• welke van die pagina's worden bekeken en via welke website een bezoeker binnenkwam
• klikken op links naar andere websites, een e-mailadres of WhatsApp
• een paar stappen: een demo-aanvraag versturen, een offerte bekijken of accepteren, een inloglink aanvragen, je aanmelden en een uitnodiging accepteren
• technische gegevens, zoals browser, besturingssysteem, schermgrootte en taal

Bedrijven die voor ons werken

Voor sommige taken schakelen we andere bedrijven in. Zij mogen je gegevens alleen voor die taak gebruiken.

Al deze partijen werken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waar dat vereist is.

• Hosting van de app en de database (VPS): NetCup, Duitsland.
• E-mail, zoals inloglinks, urgente berichten en de weeksamenvatting: DuoCircle, EU.
• Foutmeldingen: Sentry. Foutmeldingen uit de app gaan eerst naar onze eigen server. Zo maakt je browser geen verbinding met Sentry. We sturen standaard geen persoonsgegevens zoals je IP-adres mee. Sentry verwerkt de meldingen in de EU.
• Pushmeldingen: de pushdienst van je browser of telefoon. Die krijgt alleen de titel, een korte tekst en een link naar de app. De inhoud van een privébericht staat er nooit in.
• Betalingen: Mollie, Nederland. Alleen afnemers betalen hun facturen online via Mollie.
• Boekhouding: facturen aan afnemers boeken we in ons boekhoudsysteem (ERPNext).

Contact via WhatsApp

Op de website staat een WhatsApp-knop. Die is er voor wie ons liever een bericht stuurt. De website laadt zelf niets van WhatsApp; pas als je op de knop en daarna op 'WhatsApp openen' klikt, opent WhatsApp.

Neem je via WhatsApp contact op, dan gebruik je de dienst van WhatsApp (Meta). WhatsApp is geen bedrijf dat voor ons werkt. WhatsApp verwerkt dan onder meer je telefoonnummer, je profielgegevens en je berichten, volgens het eigen privacybeleid van WhatsApp. Liever niet via WhatsApp? Mail dan naar info@buurtmaat.nl.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Elke nacht verwijdert Buurtmaat vanzelf wat weg moet.

• Inloglink: een kwartier, of korter als je hem gebruikt. Welkomstlink van een account dat een beheerder maakte: zeven dagen, of tot je inlogt.
• Uitnodiging voor een huisgenoot: tot hij is gebruikt of na 14 dagen is verlopen.
• Berichten in de dorpsfeed, met foto's, poll en reacties: 12 maanden na plaatsen.
• Advertenties op de Markt: een advertentie sluit na 30 dagen. 30 dagen na het sluiten verwijderen we hem, met foto's en reacties.
• Privéberichten: 12 maanden na het laatste bericht in het gesprek. Verwijdert de plaatser de hulpvraag, dan verdwijnen de gesprekken erover meteen.
• Reserveringen in de deelkast: 12 maanden na de periode van de reservering.
• Hulpvragen, spullen in de deelkast, activiteiten, aanmeldingen en je kennis en vaardigheden: zolang je account bestaat, of tot je ze zelf verwijdert.
• Je account: tot je het verwijdert. Je account gaat dan direct uit. Na 7 dagen verwijderen we het helemaal, met alles wat je plaatste. Dat gebeurt in elk geval binnen 30 dagen. Ook wachtende e-mails aan jou en je e-mailadres in het beveiligingslog verdwijnen dan.
• Meldingen over inhoud: een melding over iets dat al weg is, verwijderen we direct. Een afgehandelde melding verwijderen we na een jaar.
• Verstuurde e-mails: 30 dagen.
• Verstuurde pushmeldingen: 7 dagen.
• Beveiligingslog, met IP-adres, browser en e-mailadres: 12 maanden.
• Logboek van beheer- en moderatieacties: zolang de afnemer Buurtmaat gebruikt, en uiterlijk 90 dagen na het einde van het abonnement. Na het verwijderen van een account houdt het logboek alleen de naam van wat iemand als beheerder of moderator deed.
• Demo-aanvragen: 12 maanden.
• Bezoekersstatistieken: losse bezoeken 180 dagen. Daarna houden we alleen opgetelde cijfers, zoals het aantal bezoeken per maand.
• Facturen en gegevens van afnemers: zo lang als de wet voorschrijft.
• Back-ups: verwijderde gegevens kunnen nog even in een versleutelde back-up staan. We bewaren back-ups hoogstens 12 maanden.
• Berichten die via een koppeling binnenkwamen: 13 maanden na binnenkomst. De log van een koppeling: 90 dagen.

Beveiliging en datalekken

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Bijvoorbeeld:

• alle verbindingen met Buurtmaat zijn versleuteld
• inloggen zonder wachtwoord, met een link of code die maar één keer werkt
• tweestapsverificatie voor moderatoren, redacteuren en beheerders
• toegangscodes, inloglinks en inlogcodes bewaren we alleen in onleesbare vorm
• sleutels van koppelingen met systemen van de afnemer bewaren we alleen in onleesbare vorm, en elke aanroep komt in een log
• elke kern is afgeschermd: niemand ziet wat er in een andere kern gebeurt
• uit foto's halen we de locatie- en cameragegevens voordat ze online komen
• elke beheer- en moderatieactie komt met een reden in een logboek
• grenzen aan het aantal pogingen en berichten, tegen misbruik
• versleutelde back-ups

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, ze te laten verbeteren of ze te laten verwijderen. Je kunt ook vragen om minder te verwerken (beperking), bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en vragen om je gegevens in een bruikbaar bestand (overdraagbaarheid).

Veel regel je zelf in de app. Je naam, foto en kennis en vaardigheden pas je aan in je profiel. Je meldingen zet je aan of uit bij de instellingen. Je eigen berichten, hulpvragen, advertenties, spullen in de deelkast en activiteiten verwijder je zelf. En je kunt je account zelf verwijderen.

Voor de rest stuur je een verzoek naar info@buurtmaat.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te laten zien dat het verzoek echt van jou komt.

Wijzigingen, vragen en klachten

We passen deze privacyverklaring aan als Buurtmaat of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd in de app. Bij grote wijzigingen laten we het je vooraf weten.

Bij een datalek dat risico's geeft voor jou, handelen we volgens de AVG. Als dat nodig is, laten we het je weten.

Heb je een vraag of een klacht? Neem contact op via info@buurtmaat.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.